Dokumentów w naszych domach jest zdecydowanie zbyt dużo. Czasem wynika to z naszej niewiedzy jaki rodzaj dokumentu zatrzymać a jaki wyrzucić, jak długo przechowywać dokumenty, które zdecydowaliśmy schować do segregatora lub po prostu z braku pomysłu na sposób ich skategoryzowania i ułożenia w szafce. Papiery domowe mają jeszcze jedną ważną właściwość – ich ilość potrafi rosnąć w bardzo szybkim tempie, pozostawione same sobie rozejdą się po całym mieszkaniu lub domu i giną, a giną najczęściej te, które są najbardziej potrzebne.
Poznaj moją metodę porządkowania dokumentów w 4 krokach:
Krok 1: Zatrzymaj napływ dokumentów do domu
Jest to drobny krok, ale niezwykle istotny, by trwale uporządkować domowe dokumenty. Jeśli rozpoczniesz porządkowanie bez wprowadzenia tej zmiany, oczywiście też przeprowadzisz gruntowny porządek dokumentów. Zajmie Ci on jednak dużo więcej czasu i będzie wymagał od Ciebie dużo więcej pracy w postaci starań, by nie dopuścić do zmieszania dokumentów czekających na uporządkowanie i tych już posegregowanych. Co więcej już teraz zadbasz o nawyk utrzymywania porządku w dokumentach.
Zerknij na kilka sposobów, które uważam za jedne z najskuteczniejszych do zapanowania nad ilością dokumentów w domu:
- odejście od notatek na luźnych kartkach na rzecz notowania w zeszycie, kalendarzu, notatniku, aplikacji w telefonie czy tablecie
- zaprzestanie drukowania dokumentów, które można zachować w formie elektronicznej
- segregacja dokumentów zaraz po wejściu z nimi do domu – ulotki, których nie potrzebujesz wrzuć do kosza, listy wyciągnij z kopert itp., te które uznasz, że powinny w domu pozostać, odkładaj w jedno stałe miejsce
Tym sposobem ograniczysz ilość dokumentów wchodzących do domu. Każdy taki dokument w czasie gruntownych porządków wymaga Twojego czasu i uwagi, by się z nim zapoznać i zdecydować czy ma pozostać w domu czy jest do wyrzucenia. Decyzje na bieżąco o nowych dokumentach typu: drukować czy zapisać w wersji elektronicznej, zachować czy wyrzucić zajmują znacznie mniej czasu niż przejrzenie tej samej ilości dokumentów na raz.
Krok 2: zbierz dokumenty z całego domu w jedno miejsce
Jeśli chcesz, by wynikiem gruntownego porządkowania dokumentów była szafka z podpisanymi segregatorami, teczkami lub innymi pasującymi Ci akcesoriami, potrzebujesz poznać prawdziwą ilość papierów do schowania. Bez tego ani nie dobierzesz formy przechowywania, ani nie ocenisz ile miejsca w szafce lub szufladzie w tym celu potrzebujesz.
Przygotuj pudełko lub dowolny pojemnik w rozmiarze większym niż kartka papieru (A4) i przejdź się z nim po domu, wkładając wszystkie dokumenty, które napotkasz na swojej drodze, a które chcesz uporządkować.
To mogą być luźne kartki rozłożone na biurku, notatki na lodówce, nieodpakowane listy, ulotki z torebki, segregator z dokumentami ip. Na tym etapie dokumenty zbieraj i układaj w pudełku, bez dokonywania selekcji. Jeśli w tym momencie zajmiesz się ich segregacją proces po prostu będzie trwał dłużej, istnieje spore prawdopodobieństwo, że coś nieplanowanego może stanąć na drodze, by ukończyć zbieranie papierów.
Krok 3: dokonaj wstępnej selekcji dokumentów
Jeśli masz już pewność, że wszystkie dokumenty, które chcesz uporządkować znajdują się w jednym miejscu, możesz przejść do ich selekcji.
Poniżej znajdziesz listę dokumentów, których przechowywanie spokojnie możesz odpuścić:
- rachunki za media płacone regularnie, informacje o wysokości składek czynszu i rozliczeniach zaliczek, powiadomienia o podatkach
- pisma z nadaniem numeru PIN do karty bankomatowej lub z danymi dostępowymi do konta bankowego
- wyciągi z banku, potwierdzenia z bankomatu, potwierdzenia płatności (masz te dane na koncie bankowym)
- stare paragony - sprzed 2 lat, chyba, że masz sprzęt z przedłużoną gwarancją
- ulotki, foldery, katalogi itp., co do których masz pewność, że nie będziesz z nich korzystać
- luźne kartki z notatkami „przeterminowanymi”
Warto natomiast zachować dokumenty, które związane są z:
- majątkiem (akty notarialne, umowy kupna/sprzedaży, księgi wieczyste, umowa nabycia samochodu oraz dokumenty związane z jego naprawą - przydadzą Ci się przy sprzedaży samochodu, karta pojazdu)
- zdrowiem (książeczki zdrowia, dokumenty ze szpitala, wynik z grupą krwi, wyniki badań potwierdzające choroby przewlekłe - oby jak najmniej lub wcale!)
- ubezpieczeniami (domu, samochodu, dzieci, siebie, inne)
- dostawcami mediów (umowy na dostawę prądu, gazu, internetu, wody itp., aneksy do tych umów, wypowiedzenia tych umów, umowa na telefonię komórkową)
- pracą zawodową (świadectwa związane z edukacją, certyfikaty i dyplomy, świadectwa pracy, umowy o pracę, zlecenia, o dzieło, o współpracy i inne)
- PITy (te przechowuj przez 5 lat)
- bankiem (umowy kredytowe, umowy o prowadzenie konta i wydanie karty, umowy o zakończeniu danej usługi - od tego momentu przechowuj je przez 10 lat)
- inne typu: akty urodzenia, małżeństwa, chrztu, zgonu, komunii, bierzmowania
Podpowiedź numer 1:
Możesz przygotować własną listę dokumentów, które chcesz lub potrzebujesz zachować.
Śmiało możesz także bazować na mojej liście, dowolnie ją rozszerzając lub skracając.
Dzięki takiej liście przy każdym dokumencie „wchodzącym” do domu szybko znajdziesz odpowiedź na pytanie: zatrzymać go czy wyrzucić.
Podpowiedź numer 2:
Zauważ, że lista dokumentów do zatrzymania została uporządkowana kategoriami.
Tak posegregowane dokumenty możesz schować bezpośrednio do segregatora, pojemnika, szufladek.
Podpowiedź numer 3:
Przy decyzji o sposobie przechowywania dokumentów rozważ dwie kwestie:
1) to w czym będziesz dokumenty przechowywać – łatwość wyciągania, wkładania, a nawet zabrania z domu
2) czy chcesz oddzielić poszczególne kategorie między sobą – łatwość przeglądania dokumentów
Przechowywanie instrukcji, paragonów, kart gwarancyjnych domowego sprzętu
- po zakupie sprzętu wyciągnij z pudełka wszystkie załączone dokumenty; przyda Ci się z nich: instrukcja w języku polskim (choć w większości są dostępne w sieci), karta gwarancyjna oraz paragon; resztę dokumentów możesz spokojnie wyrzucić
- paragon zeskanuj, zrób mu zdjęcie lub wprowadź do aplikacji przechowującej paragony; jeśli zdecydujesz się na wydruk paragonu (ten oryginalny szybko może utracić kolory), przypnij go trwale do karty gwarancyjnej
- na karcie gwarancyjnej oraz na instrukcji napisz dwie daty: zakupu sprzętu oraz ważności gwarancji, znacznie ułatwi Ci to sprawę, gdy zaistnieje potrzeba zareklamowania sprzętu
- nie przechowuj karty gwarancyjnej i instrukcji razem; najlepiej mieć jedną teczkę lub segregator na jeden typ dokumentów; dlaczego? Tym sposobem karta gwarancyjna nie zagubi się, a gdyby była przypięta do instrukcji jest takie prawdopodobieństwo, ponieważ byłaby używana w różnych miejscach w domu i niekoniecznie byłaby odkładana na miejsce zaraz po skończeniu czytania
